Organisering av dokumentasjonsforvaltningen
Direktør for Kulturtanken har det overordnede ansvaret for dokumentasjonsforvaltningen i organet, og er ansvarlig for at dokumentasjonsforvaltningen omfattes av Kulturtankens internkontroll, jf. Arkivforskriften § 1.
Avdelingsdirektør for Organisasjon og forvaltning rapporterer til direktør og har oppfølgingsansvaret med personal- og økonomi og ansvar for risiko- og sårbarhetsvurderinger for dokumentasjonsforvaltningen.
Arkivleder for Kulturtanken rapporterer til avdelingsdirektør for Organisasjon og forvaltning og er delegert det operative oppfølgingsansvaret for dokumentasjonsarbeidet.
Arkivleder i Kulturtanken har ansvar for å:
- faglig ansvar for å sikre at dokumentasjonsforvaltning i Kulturtanken skjer i tråd med gjeldende lovverk og Kulturtankens behov
- tjenesteutvikling til det beste for Kulturtankens samlede virksomhet
- sikre riktig kvalitet, kompetanse og servicenivå i dokumentasjonsforvaltningen
- ansvar for å utvikle og vedlikeholde arkivplan
- ansvar for å gjennomføre internkontroll og kvalitetssikring for dokumentasjonsforvaltningen
- ansvar for å utarbeide og vedlikeholde bevaringsplan
- ansvar for å gjennomføre bevaring og kassasjon, uttrekk og deponering
- produkteierskap for sak-/arkivsystemet 360 og eArkiv
- samarbeid med avdelingsdirektør for organisasjon og forvaltning om sikring og bruk av arkivlokaler
- samarbeid med innkjøpsansvarlig for å ivareta dokumentasjonsfaglige hensyn ved anskaffelse av nye systemer
- samarbeid med eksterne
- utføre daglige og periodiske dokumentasjonsoppgaver i henhold til lovverk, retningslinjer og rutiner for drift og kvalitetssikring
- utøve skjønn ut fra dokumentasjonsfaglige vurderinger og kjennskap til saksforhold
- bidra til vedlikehold og utvikling av rutiner
- bidra til at dokumentasjonsforvaltningen holder god faglig kvalitet
- gi opplæring til ledere og saksbehandlere
- administrere brukertilgang for arkivsystemet, se rutine for behandling av elektroniske arkivdokumenter
- arkivleder har et særskilt ansvar for utviklingsarbeid og faglige vurderinger
- arkivleder har et særskilt systemadministrativt ansvar for løpende kontakt med systemleverandør og interne IT-ressurser om endringsønsker, support og vedlikehold av arkivsystem.
Ledere i Kulturtanken har ansvar for å:
- saksbehandle etter forvaltningsloven, offentleglova, arkivlova og annet relevant regelverk.
- avgjøre hvilke rettigheter ansatte skal ha i systemene og sørge for å melde opprettelse, endring og avslutning av tilgang til systemansvarlige
- opprette, vedlikeholde og avslutte arbeidsprosesser som skaper dokumentasjon
- orientere arkivet om relevante organisasjonsendringer eller omorganisering av ansvarsområder
- registrere dokumentasjon i 360 og overholde krav til løpende journalføring
- igangsette utarbeidelse og vedlikehold av hensiktsmessige rutiner for saksbehandlingen i samarbeid med egne ansatte og arkivet
- sørge for at ansatte får nødvendig opplæring og oppfølging i fag, arkiv- og sakssystemer.
- bidra til at Kulturtankens dokumentasjon holder god kvalitet
Saksbehandlere i Kulturtanken har ansvar for å:
- saksbehandle etter forvaltningsloven, offentleglova, arkivlova og annet relevant regelverk.
- registrere dokumentasjon i 360 og overholde krav til løpende journalføring
- inneha nødvendig kompetanse i fag, arkiv- og sakssystemer.
- utvikle og vedlikeholde hensiktsmessige rutiner for saksbehandlingen i samarbeid med arkivet
- bidra til at Kulturtankens dokumentasjon holder god kvalitet
Delegeringsfullmakt er godkjent og registrert i 360 på sak 2020/00140-3
Se også Instruks for sakskorrespondanse og dokumentasjon 20/00599.
