Instruks for sakskorrespondanse og dokumentasjon
1. Formål
Formålet med denne instruksen er å sikre god saksgang og dokumentasjon i henhold til vedtatte lover og forskrifter, (Forvaltningsloven, Offentleglova, Arkivlova, Personopplysningsloven, osv.) opprettholde tillitten, samt sikre demokrati og åpenhet i forvaltningen.
2. Ansvar
Ansatte og ledere har ansvar for at dokumentasjon de produserer, sender eller mottar blir registrert i 360º Den enkelte leder har i tillegg et ansvar for at medarbeiderne følger instruksen.
3. Generelt
Instruksen skal bidra til å sikre effektiv saksbehandling, sikker registrering, lagring og gjenfinning av dokumenter i Kulturtanken. Instruksen skal være grunnlag for internkontroll/styring, oppfølging av avvik, samt utvikling og vedlikehold av dokumentbehandlingen.
Kulturtankens dokumentasjon skal ha høy grad av integritet, være tilgjengelig, pålitelig, anvendbar, autentisk og ha rett konfidensialitet.
|
INTEGRITET
At dokumentasjon har
integritet, innebærer at den
er fullstendig og uendret
|
TILGJENGELIGHET
Tilgjengelighet er å sikre at de
som skal ha tilgang på
informasjonen har tilgang.
|
|
|
|
PÅLITELIGHET
Pålitelig dokumentasjon har
et innhold som en kan stole på
er en fullstendig og nøyaktig
gjengivelse av transaksjonene,
aktivitetene og faktaene som
skal dokumenteres, og skal
kunne danne grunnlag for
etterfølgende transaksjoner
og aktiviteter.
|
AUTENTISITET
Autentisk dokumentasjon er
noe det kan bevises at
• den er hva den hevder å være,
• den er produsert eller sendt av
den personen som hevder å ha
produsert eller sendt den, og
• den er produsert eller sendt på
det påståtte tidspunktet.
|
|
|
|
ANVENDBARHET
Anvendelig dokumentasjon kan
gjenfinnes, hentes frem,
presenteres og tolkes.
|
KONFIDENSIALITET
Konfidensialitet er å sikre at
ikke andre enn de som skal
ha tilgang til informasjonen
har tilgang.
|
|
|
4. Hovedregler
- All sakskorrespondanse og dokumentasjon skal finnes i 360º
- Sakskorrespondanse og dokumentasjon skal umiddelbart lagres i 360º uten ugrunnet opphold.
- Dokumenter som produseres på andre lagringsområder, skal også ha utkastene lagret i 360º
- Alle henvendelser skal besvares så raskt som mulig og senest innen tre virkedager.
- Henvendelser som ikke kan besvares i løpet av tre virkedager skal gis midlertidig svar.
- Kulturtankens henvendelser og svar skal ha en offisiell form og tone, etatens egne brevmaler skal tas i bruk.
- Godkjenning av dokumenter gjøres digitalt i 360º .
5. Håndtering av avvik
Avvik meldes nærmeste leder.
