Dersom journalen og arkivsystemet er nede/utilgjengelig for et lengre tidsrom skal arkivet sette i verk følgende nødprosedyre

Nødprosedyrer:

Dersom systemet er ute av drift, gjelder følgende rutiner: 

• Dersom systemet er ute av drift for kortere tid (1-2 dager), utsettes registreringen til systemet er oppe igjen.
• Er det dokumenter som må produseres umiddelbart, gjøres dette manuelt og blir lagt inn når systemet er oppe igjen. 
• Dersom systemet er nede mer enn 2 dager, skal arkivtjenesten ta kopi av papirdokumenter og levere kopien til saksbehandler. Fra postmottak sendes e-post videre og legges i egen mappe for seinere registrering.

• Arkivtjenesten skal føre midlertidig manuell journal med følgende opplysninger:
  • Avsender og mottaker
  • Dokumentets tittel
  • Dokumentets dato
  • Saksbehandler
  • Nummerering (for å forenkle gjenfinning)

• Papirdokumenter blir datostemplet og legges i bunker for hver dag og føres inn når systemet er i drift igjen.
• Saksbehandler skriver sine nødvendige dokumenter i Word, maler kan hentes fra filområdet for maler selv om sak og arkivsystemet er nede, og foretar registrering og ferdigstilling i sak og arkivsystemet når dette er oppe igjen.