Inngående post til Kulturtanken skal åpnes av arkivet og være gjenstand for arkivbegrensning, før fordeling til enheter og saksbehandlere.
Post deles ved poståpning og arkivbegrensning inn i to hovedkategorier:
- Post/korrespondanse som er arkivverdig.
- Post/korrespondanse som ikke er arkivverdig.
Mottak og åpning av fysisk post:
Direkteadressert post (dvs.: postsending der personnavnet står før navnet på organet) åpnes ikke av arkivet, men videresendes til adressat.
NB: Dersom det viser seg at brevet er et saksdokument for organet, skal det straks returneres til arkivet, og behandles som post til organet.
Etatspost (dvs.: postsending der Kulturtanken står før personnavnet) åpnes av arkivet
- Arkivet åpner posten og skiller ut arkivverdige dokumenter for skanning og journalføring i 360. Papirdokumenter som er ferdig skannet oppbevares avlåst hos arkivleder i tre måneder før de makuleres.
- Post som ikke er arkivverdig, videresendes til adressat.
For utgående fysisk post, se 360 20/00488 Rutine for sending av pakker og brev med posten
Behandling av elektronisk post:
Kulturtanken benytter Digdirs nasjonale fellesløsninger for elektronisk formidling. Løsningen gjør det mulig for offentlige
virksomheter å håndtere utveksling av dokumenter på en sikker og effektiv måte.
Inngående forsendelser til Kulturtanken via eFormidling kommer som ufordelte journalposter under fanen "Uregistrerte dokumenter" i 360º
Arkivet knytter journalpostene til riktig sak eller oppretter ny sak, samt kvalitetssikrer og journalfører etter gjeldende rutiner.
Epost som sendes direkte til saksbehandler eller til postmottak@kulturtanken.no, og som etter form eller innhold må regnes som saksdokument for organet, skal behandles som andre saksdokumenter.
Arkivet åpner e-post som kommer til postmottak og journalfører/videresender til leder/saksbehandler.
Saksbehandler importerer arkivverdig e-post til 360, og saksbehandler på vanlig måte.
Dokumentasjon i lenker samt dokumenter på delingsområder lastes ned og lagres sammen med e-posten
