Det elektroniske dokumenthåndteringssystemet opererer med ulike roller. Disse er benyttet i brukergrensesnittet til 360º.

• Leder: Med leder menes den person som har det overordnede saksansvar for en org.enhet.
• Saksbehandler: Med saksbehandler menes en person som kan behandle enkeltdokumenter og/eller hele saker.
• Stedfortreder: Med stedfortreder menes en bemyndiget person som bl.a. har rettigheter til å fordele sak /dokument på vegne av leder. (Denne personen legges inn som Leder som ekstra rolle i administrator).
• Administrator: Med administrator menes den personen i Kulturtanken som gir tilgangsrettigheter til saksbehandlere, brukere samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten. I Kulturtanken deler arkivleder og IT-leder denne rollen - oppretter brukere, roller, grupper osv.
• Arkivar: Med arkivar menes den personen i Kulturtanken som åpner, registrerer og skanner dokumenter, samt kvalitetssikrer den elektroniske dokumentflyten.