I 360º følger standard tilgangsrettigheter NOARK standardens definisjon av hvordan disse skal være. I utgangspunktet bestemmes tilgang og rettigheter da av saken og dokumentets tilhørighet og status.
Med tilhørighet menes da hvilken organisatorisk enhet dokumentet er knyttet til og hvem som er saksbehandler/saksansvarlig.
Med status menes hvor langt i behandlingen et dokument er kommet (reservert av saksbehandler, til godkjenning, journalført osv).
I tillegg til disse basisreglene kan tilgangsgrupper og rettighetsmatriser benyttes for å definere unntak mht intern tilgang til saken eller det enkelte dokument.
Dersom man tilknytter en tilgangsgruppe til en sak eller et dokument(kortet) vil kun de personer som direkte eller indirekte er medlem av gruppen kunne søke fram og få informasjon om dokumentet eller saksopplysningene.
| Hvem
|
Rettigheter
|
| Saksansvarlig og saksbehandler
|
- Saksansvarlig gis alltid tilgang til journalsak - uavhengig av medlemskap i gruppe. Saksansvarliges navn og rettigheter vil vises på egen linje i tilgangsmatrisen.
- Saksbehandler gis alltid tilgang til saksdokument - uavhengig av medlemskap i gruppe. Saksbehandlers navn og rettigheter vil vises på egen linje i tilgangsmatrisen. Når en saksbehandler mottar et dokument i saken, gis det tilgang også til saksnivået.
Merk!I henhold til punktene over trenger med andre ord saksansvarlig og saksbehandler ikke være medlem av gruppen som er registrert i en journalsak eller saksdokument. Ansvarlig utenfor gruppe vil kunne registreres ved fordeling av leder og via arkivet.
|
| Leder i avdelingen
|
- Leder i saksansvarliges avdeling vil alltid ha tilgang til saken.
- Leder i saksbehandlers avdeling vil alltid ha tilgang til saksdokumentet.
Merk!Dette gjelder uavhengig av hvilken status saken eller dokumentet har.
|
| Medlemskap i gruppe
|
-
Alle personer som er medlem i gruppen som er registrert på sak- eller dokumentkort har tilgang, være seg på sak- eller dokumentnivået. Gruppen vises på egen linje i tilgangsmatrisen.
Ingen brukere utenfor denne gruppen med unntak av leder og saksansvarlig eller saksbehandlere i journalsakens saksdokumenter har tilgang.
-
Saksbehandler og leder kan kun registrere nye saker og journalposter (saksdokumenter) med gruppe hvor saksbehandler selv er medlem.
Merk! Dersom en mottaker ikke er medlem i N- eller I-dokumentets gruppe, kan mottaker ikke besvare med nytt dokument med denne gruppen registrert.
- I Kulturtanken vil minimum en ansatt ved saksarkivet være medlem i alle gruppene
|
Er det satt personlige rettigheter på en sak eller et dokument vil Noark-rettighetene følges; dvs. når et dokument journalføres så vil Gruppe: ”Public” få leserettigheter – Ønsker man ikke dette så må man være medlem av en annen tilgangsgruppe for å kunne velge denne for dermed å kunne begrense tilgangen.
Det er heller ingen mulighet til å erstatte en person med en annen automatisk, dette må gjøres manuelt.
Fordi det blir for mye å passe på når man velger rettigheter på personnivå så anbefales det å bruke denne muligheten minst mulig på dokumenter som etter ferdigstillelse fortsatt bare skal være synlig for et fåtall av personer. I slike tilfeller bør man vurdere behovet for tilgangsgrupper.
